Chuyển đổi số nhân sự (HR Digital) là gì?
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
| Chuyển đổi số nhân sự: Tích hợp công nghệ để nâng tầm quản lý và kết nối nhân viên |
Nói một cách dễ hiểu, chuyển đổi số nhân sự là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào trong các quy trình quản lý nguồn nhân lực để giúp cho các quy trình này trở nên hiệu quả, năng suất và gắn kết hơn. Đây là sự kết hợp chiến lược giữa phòng nhân sự và các tiến bộ công nghệ. Nhờ đó, quá trình vận hành trở nên hiệu quả hơn, hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định, nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Đồng thời, điều này cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Theo Dave Ulrich, quá trình chuyển đổi số nhân sự của một công ty sẽ được chia thành 4 giai đoạn:
- Tận dụng hiệu quả nguồn lực: Ở giai đoạn này, doanh nghiệp, tổ chức cần tiến hành nghiên cứu, đầu tư nền tảng công nghệ có khả năng tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực của công ty. Mục tiêu là nâng cao hiệu suất mà vẫn phù hợp với nguồn lực nội tại. Câu hỏi nổi bật trong giai đoạn này mà doanh nghiệp cần trả lời là: Doanh nghiệp nên áp dụng kỹ thuật, công nghệ đến mức độ nào để giúp công tác quản lý nhân sự diễn ra thuận lợi hơn nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với khả năng tài chính, nguồn lực của công ty?
- Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự: Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống công nghệ, kỹ thuật đã đầu tư cho các quy trình nhân sự để cải tiến các quy trình hiện có và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, như quản lý hiệu suất, thu hút nhân tài và đào tạo nhân viên. Câu hỏi then chốt trong giai đoạn này là: Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ kỹ thuật đến mức độ nào để có thể cải tiến, đổi mới các phương pháp, cách thức quản lý nhân sự tại công ty mình?
- Tận dụng nguồn thông tin: Trong giai đoạn này, các tổ chức và doanh nghiệp bắt đầu khai thác sức mạnh từ phân tích dữ liệu của nhân sự để tạo ra những thay đổi tích cực cho hoạt động của công ty mình. Câu hỏi đặt ra là: "Doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ đến đâu để tối ưu hóa việc truy cập thông tin từ nhân sự?"
- Gia tăng kết nối/trải nghiệm: Giai đoạn này, các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm và công cụ nhân sự số để nâng cao sự kết nối giữa các thành viên. Những trải nghiệm gắn bó được xây dựng nhờ khai thác hiệu quả mạng xã hội và công nghệ. Các công cụ này như một cầu nối, tạo cảm giác thân thuộc cho nhân viên. Câu hỏi then chốt là: "Chúng ta sẽ sử dụng công nghệ như thế nào để xây dựng những kết nối sâu sắc này?"
Khi hoàn tất hành trình chuyển đổi số, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ trải qua một cuộc cách mạng toàn diện trong lĩnh vực nhân sự. Điều này không chỉ giúp đổi mới các hoạt động quản lý mà còn tạo ra những thay đổi sâu sắc trong lực lượng lao động và phương thức làm việc.
Nhân sự số khác gì so với nhân sự truyền thống?
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
| Nhân sự số: Khi công nghệ thổi làn gió mới vào cách quản lý con người |
Điểm khác biệt rõ nét giữa nhân sự số và nhân sự truyền thống nằm ở việc số hóa những công việc thủ công như lưu trữ hồ sơ, phân tích dữ liệu, hay trả lời câu hỏi của nhân viên.
Một ví dụ minh họa cho sự khác biệt này là câu chuyện về việc cải tiến quy trình lỗi thời tại Sở Cảnh sát Quận Los Angeles (LASD).
LASD – sở cảnh sát lớn nhất thế giới và đứng thứ tư tại Hoa Kỳ – phải đối mặt với một thách thức lớn: quy trình kiểm tra lý lịch khắt khe tạo ra hàng nghìn trang hồ sơ giấy cho mỗi tân binh, gây khó khăn về bảo mật, hiệu quả và độ chính xác. Để giải quyết vấn đề này, LASD đã chuyển đổi toàn bộ quy trình nhân sự của mình sang hệ thống tự động.
Hệ thống mới như một luồng gió hiện đại, giúp họ thu thập dữ liệu một cách điện tử, từ đó:
- Rút ngắn thời gian tuyển dụng một cách đáng kể, từ 18 tháng xuống chỉ còn vài tháng
- Nâng cao trải nghiệm của ứng viên, biến quy trình trở nên nhanh chóng và trơn tru hơn
- Gia tăng đáng kể tính bảo mật của dữ liệu, bảo vệ thông tin một cách chặt chẽ hơn.
Câu chuyện này chứng minh sức mạnh của nhân sự số trong việc biến đổi quy trình truyền thống thành một trải nghiệm nhanh chóng, chính xác và an toàn.
Lợi ích của chuyển đổi số trong quy trình nhân sự
Chuyển đổi số trong quy trình nhân sự không chỉ mang lại lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức mà còn đi kèm với nhiều lợi ích khác.
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
| Chuyển đổi số nhân sự giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình và nâng cao trải nghiệm nhân viên |
Tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất cho phòng nhân sự: Như ví dụ về LASD đã đề cập, số hóa quy trình nhân sự có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Điều này không chỉ giúp giảm tải mà còn tăng cường hiệu suất tổng thể của bộ phận, trở thành một trong những lợi ích lớn nhất của nhân sự số.
Tinh giản quy trình nhân sự: Số hóa giúp tinh giản và cấu trúc hóa các quy trình nhân sự.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên (trải nghiệm số): Trải nghiệm nhân viên bao gồm ba thành phần chính:
- Trải nghiệm vật lý
- Trải nghiệm số
- Trải nghiệm văn hóa
Sự bùng nổ của công việc từ xa và mô hình làm việc kết hợp từ năm 2020, cùng với sự số hóa ngày càng tăng, đã làm cho trải nghiệm số của nhân viên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Nhân sự số (HR Digital) có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm nhân viên bằng cách cung cấp các tính năng tự phục vụ. Nhân viên có thể dễ dàng:
- Xem và tải về bảng lương, biểu mẫu thuế và các tài liệu liên quan khác
- Đăng ký, thay đổi hoặc quản lý các gói phúc lợi, bao gồm bảo hiểm y tế, kế hoạch hưu trí, và các quyền lợi khác
- Cập nhật thông tin liên lạc, địa chỉ, người liên hệ khẩn cấp và thông tin cá nhân khác trực tiếp trong hệ thống nhân sự
- Chấm công, ghi lại giờ làm việc và theo dõi bảng chấm công của họ
Những tính năng tự phục vụ này giúp nhân viên quản lý nhu cầu nhân sự của mình một cách độc lập và hiệu quả, giảm bớt gánh nặng hành chính cho phòng nhân sự và mang lại trải nghiệm số mượt mà, thân thiện. Tính tự chủ này giúp tăng sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.
Quản lý dữ liệu tốt hơn: Số hóa quy trình nhân sự giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu. Khi mọi người biết nơi lưu trữ và cách truy cập dữ liệu, việc sử dụng các giải pháp số hóa quy trình nhân sự sẽ mang lại khả năng quản lý dữ liệu tốt hơn so với các phương pháp thủ công.
Tăng cường khả năng thu hút nhân tài: Nếu có một lĩnh vực trong nhân sự mà các giải pháp số có thể phát triển mạnh mẽ nhất, thì đó chính là thu hút nhân tài. Nhiều bước trong quy trình nhân sự có thể được số hóa và tự động hóa, từ việc tìm kiếm ứng viên, đăng tin tuyển dụng, đến sơ tuyển, lên lịch phỏng vấn và quy trình chào đón nhân viên mới.
Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Hầu hết các phần mềm nhân sự số hiện nay đều đi kèm với các tính năng phân tích và báo cáo, giúp phòng nhân sự dễ dàng phân tích dữ liệu nội bộ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Giảm chi phí hành chính: Việc sử dụng công nghệ nhân sự có thể giảm đáng kể thời gian mà nhân sự phải dành cho các nhiệm vụ hành chính như xử lý bảng lương, quản lý dữ liệu nhân viên và điều hành các chương trình phúc lợi. Nhờ đó, số hóa quy trình nhân sự giúp giảm chi phí hành chính.
Các bước chuyển đổi số (HR Digital) trong lĩnh vực nhân sự
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
| Bắt đầu chuyển đổi số nhân sự: Đánh giá, trang bị kỹ năng, và đặt mục tiêu để tạo ra những thay đổi đột phá |
Bắt đầu với một quy trình phức tạp như chuyển đổi số trong nhân sự có thể khiến các doanh nghiệp cảm thấy quá tải. Những chỉ dẫn sau đây sẽ là cốt lõi của quá trình này và là yếu tố then chốt cho thành công.
Đánh giá các quy trình nhân sự hiện tại: Tổ chức, doanh nghiệp hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra tình hình hiện tại. Dưới đây là một số câu hỏi cần tự hỏi và các bước cần thực hiện:
- Bạn đang sử dụng phần mềm hoặc công cụ nhân sự nào để quản lý các quy trình và điều hành nhân sự?
- Nếu đã triển khai các công cụ kỹ thuật số, hãy lập danh sách các giải pháp nhân sự hiện tại mà tổ chức của bạn đang sử dụng và xem xét xem các hệ thống này có tương tác và kết hợp hiệu quả với nhau hay không. Nếu có, chúng hoạt động như thế nào?
- Mỗi giải pháp và công cụ được duy trì ra sao? Phòng nhân sự có phụ trách việc này không, hay quy trình được tự động hóa?
Dựa trên cuộc kiểm tra này, bạn có thể quyết định các ưu tiên hiện tại và điểm bắt đầu.
Phát triển kỹ năng nhân sự số trong đội ngũ của bạn: Các chuyên viên nhân sự cần trang bị kỹ năng số phù hợp để dẫn dắt quá trình chuyển đổi số trong công ty, bắt đầu từ sự linh hoạt trong công nghệ. Điều này liên quan đến khả năng nhanh chóng thích ứng và tận dụng công nghệ số nhằm cải thiện quy trình nhân sự, nâng cao hiệu quả và thúc đẩy sự đổi mới.
Dưới đây là một số cách để phát triển sự linh hoạt số:
- Làm quen với các loại công nghệ khác nhau
- Hợp tác với các phòng ban khác trong đổi mới để cải thiện quá trình phát triển nguồn nhân lực
- Cải thiện kỹ năng quản trị nhân sự
- Dám thử nghiệm
Xác định các mục tiêu rõ ràng và tiêu chí thành công cho quá trình chuyển đổi: Như bất kỳ dự án mới nào, tổ chức, doanh nghiệp nên xác định các mục tiêu và tiêu chí đo lường thành công rõ ràng trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số.
Các mục tiêu và tiêu chí sẽ khác nhau tùy theo tổ chức. Giả sử mục tiêu của bạn là cải thiện hiệu quả hoạt động, giúp phòng nhân sự hoàn thành công việc với chi phí thấp hơn, trong thời gian ngắn hơn và ít nhân sự tham gia hơn.
Bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau để đo lường mức độ đạt được mục tiêu này:
- Chi phí nhân sự trên mỗi nhân viên: Tiêu chí này tính tổng chi phí nhân sự và chia cho số lượng nhân viên. Việc giảm chi phí nhân sự trên mỗi nhân viên cho thấy quá trình chuyển đổi số đã làm cho quy trình nhân sự trở nên hiệu quả hơn về mặt chi phí.
- Thời gian cung cấp dịch vụ nhân sự: Tiêu chí này theo dõi thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành các dịch vụ nhân sự, như xử lý yêu cầu nghỉ phép hoặc giải đáp thắc mắc của nhân viên. Giảm thời gian cung cấp dịch vụ phản ánh sự tăng cường hiệu quả hoạt động và thời gian phản hồi nhanh hơn nhờ vào các công cụ và quy trình số.
- Tỷ lệ sử dụng tính năng tự phục vụ của nhân viên: Tiêu chí này theo dõi tỷ lệ phần trăm giao dịch nhân sự (như yêu cầu nghỉ phép, đăng ký phúc lợi, và cập nhật thông tin cá nhân) được hoàn thành bởi nhân viên thông qua các cổng thông tin hoặc ứng dụng tự phục vụ. Tỷ lệ sử dụng cao cho thấy nhân viên đang sử dụng hiệu quả các công cụ nhân sự số để tự quản lý nhu cầu của mình, giúp giảm bớt khối lượng công việc hành chính cho phòng nhân sự và nâng cao năng suất tổng thể bằng cách tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ lặp lại.
Trong thời đại hiện nay, khi công nghệ và số hóa đang nhanh chóng thay đổi cách thức kinh doanh, các doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự để duy trì tính cạnh tranh và phát triển bền vững. Chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng, mà còn là yếu tố sống còn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực nhân sự thông qua các chương trình đào tạo chuyên môn trên nền tảng số, đảm bảo lực lượng lao động có thể nhanh chóng thích ứng với những thay đổi và yêu cầu mới.
Chuyển đổi số không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự mà còn mở ra cơ hội phát triển nguồn nhân lực thông qua các chương trình đào tạo trực tuyến. Thay vì các khóa học truyền thống với thời gian và địa điểm cố định, nền tảng số cho phép nhân viên truy cập tài liệu học tập mọi lúc, mọi nơi, tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc. Các công cụ đào tạo trực tuyến còn tích hợp phân tích dữ liệu để theo dõi tiến độ học tập và đánh giá kỹ năng, từ đó cá nhân hóa chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của từng nhân viên. Điều này giúp đội ngũ nhân sự không ngừng nâng cao kỹ năng chuyên môn, cải thiện hiệu suất làm việc, và bắt kịp với những yêu cầu mới trong bối cảnh kinh doanh số hóa.
