1. Onboarding hay onboard là gì?
Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, nắm bắt vai trò, trách nhiệm, và hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp. Quy trình này thường bắt đầu ngay từ khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc và có thể kéo dài từ vài tuần đến một năm, tùy thuộc vào chính sách của công ty và đặc thù công việc.
2. Tại sao Onboarding quan trọng?
Khi đã hiểu onboard là gì? Doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng Onboarding không chỉ là một khâu chuẩn bị hành chính mà còn là cách đào tạo cho nhân viên mới, cách để công ty tạo dựng mối quan hệ bền chặt với nhân viên. Một quy trình onboarding chất lượng không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi, mà còn truyền cảm hứng và thúc đẩy sự gắn bó lâu dài với tổ chức. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên trải qua onboarding bài bản có khả năng ở lại công ty cao hơn 69% và hiệu suất làm việc cũng tăng đáng kể.
3. Lợi ích của quy trình Onboarding
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
3.1. Thu hút và giữ chân nhân tài
Một chương trình onboarding được thiết kế tốt là minh chứng rõ ràng cho cam kết của doanh nghiệp trong việc đầu tư vào con người. Điều này không chỉ giúp công ty thu hút nhân tài mà còn nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân viên.
3.2. Gia tăng năng suất
Khi nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và công cụ cần thiết, họ sẽ sẵn sàng đối mặt với thử thách công việc ngay từ đầu. Một quy trình onboarding toàn diện giúp rút ngắn thời gian làm quen, thúc đẩy hiệu suất và hiệu quả làm việc.
3.3. Củng cố văn hóa doanh nghiệp
Onboarding là cơ hội để nhân viên hiểu sâu sắc hơn về tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi của tổ chức. Đây cũng là dịp để công ty đào tạo hội nhập, củng cố tinh thần đồng đội và xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết. Quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới cần thiết kế chỉn chu bài bản và thể hiện được tinh thần, văn hóa của công ty.
3.4. Nâng cao dịch vụ khách hàng
Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ phục vụ khách hàng tốt hơn, từ đó không chỉ gia tăng sự hài lòng mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu bền vững.
3.5. Tránh Lãng Phí Do Tuyển Dụng Sai Lầm
Khoảng 76% các nhà quản lý cấp cao thừa nhận rằng họ từng tuyển dụng sai người. Hệ quả là doanh nghiệp mất tiền, tốn thời gian và hao tổn nguồn lực.
Một chương trình đào tạo hội nhập bài bản có thể giúp hạn chế những sai lầm này. Khi nhân viên được đào tạo và hỗ trợ ngay từ đầu, họ có nhiều khả năng trở thành những cá nhân xuất sắc, đóng góp tích cực cho tổ chức.
Ngược lại, nếu không đầu tư vào sự phát triển của nhân viên, doanh nghiệp có nguy cơ sở hữu một đội ngũ kém hiệu quả. Hơn thế nữa, việc bỏ qua giai đoạn hội nhập có thể dẫn đến những sai sót tốn kém – điều hoàn toàn có thể tránh được nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu.
4. Quy trình Onboarding hiệu quả
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
4.1. Giai đoạn Pre-boarding: Chuẩn bị đầy đủ trước ngày đầu tiên
Preboarding là giai đoạn khởi đầu quan trọng giúp tạo ấn tượng tích cực đầu tiên. Các hoạt động trong giai đoạn này có thể bao gồm:
- Gửi tài liệu chào mừng và giới thiệu về công ty.
- Sắp xếp lịch trình làm việc cho tuần đầu tiên.
- Chuẩn bị trang thiết bị làm việc và tài khoản cần thiết.
- Gửi một “care package” gồm quà tặng nhỏ để nhân viên cảm nhận được sự chào đón.
4.2. Ngày đầu tiên: Tạo ấn tượng khó quên
Ngày đầu tiên của nhân viên không nên chỉ xoay quanh thủ tục hành chính mà cần được thiết kế để tạo cảm giác hứng khởi và thoải mái. Một số hoạt động nổi bật có thể là:
- Đón tiếp thân thiện và giới thiệu đội ngũ.
- Hướng dẫn tham quan công ty và khu vực làm việc.
- Tổ chức buổi họp mặt nhỏ với các đồng nghiệp trực tiếp.
4.3. Giai đoạn đào tạo và hỗ trợ
- Cung cấp khóa đào tạo kỹ năng cần thiết cho công việc.
- Tổ chức các buổi mentoring để kết nối nhân viên mới với người hướng dẫn giàu kinh nghiệm.
- Định kỳ đánh giá tiến độ và phản hồi để nhân viên kịp thời điều chỉnh.
4.4. Giai đoạn kết nối dài hạn
Quy trình onboarding không nên dừng lại sau một vài tuần mà cần được duy trì trong suốt 3-6 tháng đầu tiên hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc. Việc này giúp nhân viên cảm thấy được đồng hành và hỗ trợ trong suốt hành trình phát triển.
Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới: Yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thành công
5. Những sai lầm cần tránh trong Onboarding
| TráiGiữaPhảiXóa |
 |
Thiếu quy trình onboarding chính thức
→ Nếu không có một quy trình rõ ràng, nhân viên mới có thể cảm thấy bối rối, không biết bắt đầu từ đâu và mất nhiều thời gian để hòa nhập.
Chờ đến ngày đầu tiên mới bắt đầu onboarding
→ Việc chuẩn bị trước, như gửi tài liệu hoặc hướng dẫn trước ngày đầu tiên, giúp nhân viên mới có sự chuẩn bị tốt hơn và giảm bớt căng thẳng.
Cung cấp quá nhiều thông tin cùng lúc
→ Việc dồn quá nhiều thông tin ngay từ đầu có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải, khó tiếp thu và dễ quên những nội dung quan trọng.
Không đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng
→ Nhân viên cần biết họ được mong đợi làm gì, mục tiêu của họ là gì để có thể làm việc hiệu quả ngay từ đầu.
Thiếu sự hỗ trợ và hướng dẫn trong quá trình onboarding
→ Nếu không có người hướng dẫn hoặc hệ thống hỗ trợ rõ ràng, nhân viên có thể cảm thấy lạc lõng và gặp khó khăn trong việc thích nghi.
Không giúp nhân viên làm quen với văn hóa công ty
→ Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp nhân viên cảm thấy gắn kết và có động lực làm việc, do đó cần có các hoạt động giới thiệu về giá trị và cách làm việc của công ty.
Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập: Chìa khóa mở ra sự phát triển bền vững cho tổ chức
Bỏ qua phản hồi về quy trình onboarding
→ Phản hồi từ nhân viên mới giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình onboarding, đảm bảo nó ngày càng hiệu quả hơn cho những nhân viên tiếp theo.
Sau khi tìm hiểu onboard là gì, các quy trình onboard chúng ta đã hiểu Onboarding là bước khởi đầu quan trọng để xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa nhân viên và tổ chức. Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, gắn kết. Hãy đầu tư vào onboarding để mỗi nhân viên mới đều cảm thấy mình là một phần quan trọng của hành trình phát triển công ty.
FAQs - Câu hỏi thường gặp
1. Làm thế nào để giới thiệu nhân sự mới một cách chuyên nghiệp và hiệu quả?
Để giới thiệu nhân sự mới một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần áp dụng quy trình rõ ràng, phù hợp với văn hóa công ty. Dưới đây là các bước tối ưu:
✅ Chuẩn bị thông tin trước khi nhân sự bắt đầu
✅ Gửi email hoặc thông báo nội bộ trước ngày làm việc đầu tiên
✅ Sử dụng đa kênh truyền thông nội bộ
✅ Email công ty, bản tin nội bộ, hoặc nhóm chat (Slack, Microsoft Teams, Zalo).
✅ Đăng bài trên bảng tin hoặc mạng nội bộ để đảm bảo thông tin đến được toàn đội ngũ
✅ Tổ chức buổi gặp mặt trực tiếp hoặc trực tuyến
✅ Sắp xếp buổi giới thiệu ngắn gọn với đội ngũ và quản lý liên quan.
✅ Có thể kết hợp hợp online/offline để phù hợp với mô hình làm việc hybrid.
✅ Giao tiếp thân thiện, súc tích
✅ Viết nội dung tích cực, ngắn gọn, dễ hiểu.
✅ Tránh văn phong quá trang trọng để tạo cảm giác gần gũi.
Kết quả: Nhân sự mới cảm thấy được chào đón, đội ngũ hiện tại dễ dàng làm quen và hợp tác.
2. Ai là người nên gửi lời chào mừng nhân viên mới: quản lý, CEO hay bộ phận nhân sự?
Việc gửi lời chào mừng nhân viên mới phụ thuộc vào quy mô và văn hóa công ty. Dưới đây là cách phân vai hiệu quả:
- Bộ phận nhân sự
✅ Gửi email chào mừng chính thức đầu tiên.
✅ Cung cấp tài liệu onboarding, thông tin liên hệ, và hướng dẫn quy trình.
- Quản lý trực tiếp
✅ Gửi lời chào cá nhân qua email hoặc gặp trực tiếp.
✅ Định hướng vai trò, trách nhiệm, và thể hiện sự hỗ trợ.
- CEO (trong trường hợp đặc biệt)
✅ Gửi lời chào ngắn gọn cho các vị trí cấp cao, trong văn hóa startup, hoặc tại buổi onboarding chung.
✅ Tạo động lực bằng cách kết nối vai trò mới với tầm nhìn công ty.
Lợi ích: Phân vai rõ ràng giúp nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và hiểu rõ kỳ vọng công việc.
